3. IL SEGRETARIO ISPETTORIALE Nell’esercizio del suo ministero l’Ispettore si avvale dell’opera di collaboratori che lo affiancano e lo aiutano: in primo luogo del Consiglio ispettoriale che – come abbiamo visto – lo assiste nel servizio di animazione e di guida e nel discernere ciò che è necessario per la vita e la missione della comunità ispettoriale; poi dei collaboratori facenti parte delle varie «équipes» (consulte o commissioni) ispettoriali, che danno il loro contributo di studio e di azione nei diversi settori della vita e azione salesiana: formazione, pastorale giovanile, famiglia salesiana, comunicazione sociale, economia. Tra i collaboratori dell’Ispettore riveste un ruolo proprio il Segretario ispettoriale, che è particolarmente vicino all’Ispettore soprattutto per quanto riguarda gli aspetti organizzativi e giuridici della vita ispettoriale. Il presente Manuale, che considera in modo specifico gli adempimenti giuridici e amministrativi relativi al governo dell’Ispettoria, si rivolge quindi in maniera privilegiata, oltre che all’Ispettore, al Segretario ispettoriale. 3.1 La figura del Segretario ispettoriale. La figura del Segretario ispettoriale è descritta, in maniera essenziale e completa, dall’art. 159 dei Regolamenti generali, che dice: «A servizio dell’Ispettore e del suo Consiglio opera un Segretario con funzione notarile. Egli interviene, senza diritto di voto a meno che sia uno dei Consiglieri, alle sedute del Consiglio e ne redige i verbali. È preposto all’archivio dell’Ispettoria, cura la raccolta e la registrazione dei dati statistici. È nominato dall’Ispettore, udito il suo Consiglio, e rimane ad nutum». Come si può osservare, l’articolo regolamentare si ricollega, in modo esplicito, all’art. 144 delle Costituzioni, che presenta il ruolo del Segretario generale: vengono praticamente trasferiti al livello ispettoriale i compiti che il nostro diritto assegna al Segretario generale per l’intera Congregazione. Dal testo dei Regolamenti generali si ricava immediatamente che il Segretario ispettoriale è descritto come uno stretto collaboratore dell’Ispettore e del suo Consiglio: egli è al loro servizio e, attraverso di essi, è al servizio dell’Ispettoria. Da una parte il Segretario si presenta come l’uomo di fiducia dell’Ispettore e del Consiglio, sul quale possono contare per il disbrigo ordinario delle pratiche riguardanti confratelli e comunità; dall’altra parte egli svolge un servizio comunitario di rilievo per la vita ordinata della Ispettoria e per la sua storia. 3.2 Compiti del Segretario ispettoriale. Volendo meglio precisare i compiti che il Segretario ispettoriale è chiamato a svolgere, essi possono brevemente riferirsi ai seguenti quattro aspetti principali. 3.2.1 Funzione di tipo notarile. Ciò che anzitutto risalta dal testo regolamentare è la specificazione: «con funzione notarile». Ciò significa che il Segretario ispettoriale ha funzione di «notaio» o «cancelliere» nella comunità ispettoriale. Infatti: - egli registra gli atti di governo ispettoriale e li trasmette, nei modi dovuti, alla sede centrale; - funge da «attuario» nelle pratiche di natura giuridica da inoltrare alla Sede Apostolica; - la sua firma, sugli atti che la richiedono, fa pubblica fede della regolarità dei procedimenti. Un particolare impegno del Segretario ispettoriale, che rientra nel suo ruolo di «cancelliere», è la partecipazione alle sedute del Consiglio (senza diritto di voto, a meno che sia uno dei Consiglieri) e la redazione dei verbali dello stesso Consiglio: compito questo assai delicato e importante perché nei verbali delle riunioni del Consiglio è conservata la fedele memoria del cammino che Ispettore e Consiglio compiono nella ricerca della volontà del Signore e nella guida della comunità. Il Segretario dedicherà quindi particolare cura alla stesura dei verbali delle riunioni del Consiglio ispettoriale, registrando le deliberazioni e le linee essenziali dei processi di discernimento operati nel Consiglio. I verbali, conservati nell’archivio dell’Ispettoria (in luogo riservato), rappresentano un documento di fondamentale importanza. 3.2.2 Responsabile dei servizi della Segreteria. Al Segretario ispettoriale fanno capo un insieme di servizi che sono legati alla responsabilità del centro ispettoriale. In particolare si ricordano: - il «protocollo ispettoriale», inteso a registrare tutta la corrispondenza ufficiale degli uffici ispettoriali; - la cura per la retta compilazione e per la conservazione dei documenti che riguardano sia i confratelli che le case e l’Ispettoria: una sezione dell’ufficio di Segreteria è appunto dedicata agli aspetti anagrafici; - la raccolta dei dati statistici che riguardano l’Ispettoria, da trasmettere anche al centro della Congregazione. C’è inoltre un insieme di servizi di tipo logistico, che possono trovare nel Segretario la persona sempre disponibile per il bene dei confratelli e della comunità. 3.2.3 Canale di informazione e di comunicazione. Per la sua posizione - vicinanza all’Ispettore e al Consiglio e responsabilità di vari servizi nel centro ispettoriale - il Segretario ispettoriale è persona in grado di favorire la comunicazione e l’informazione: - sia fra l’Ispettoria e il centro della Congregazione (attraverso l’invio tempestivo di documenti, dati, notizie); - sia all’interno della comunità ispettoriale, raccogliendo notizie dalle comunità e, insieme, comunicando alle comunità tutto ciò di cui l’Ispettore lo incarichi. Anche se nelle Ispettorie la pubblicazione del «Notiziario» ispettoriale è spesso affidata ad apposita équipe, questa può trovare nel Segretario ispettoriale un punto di riferimento importante e utilissimo per le notizie da diffondere. È compito proprio del Segretario ispettoriale, inoltre, in accordo con l’Ispettore, la comunicazione degli atti e documenti ufficiali, che sono emessi dall’Ispettore con il suo Consiglio. 3.2.4 Responsabile dell’Archivio ispettoriale. Uno dei compiti più importanti che i Regolamenti generali affidano al Segretario ispettoriale (come, a livello mondiale, al Segretario generale) è la responsabilità per la cura e la conservazione dell’Archivio della Ispettoria. Si riprenderà questo tema nell’apposito capitolo dedicato all’Archivio, ma fin d'ora è necessario sottolineare il grande rilievo che l’Archivio ha nella storia della Ispettoria, per la conservazione e la trasmissione degli aspetti genuini della tradizione di famiglia. 3.3 Qualità del Segretario ispettoriale. Per i compiti che è chiamato a svolgere a servizio dell’Ispettore e del Consiglio è importante che il Segretario coltivi un insieme di qualità che lo devono distinguere. Si possono indicare alcune di esse: - per la sua responsabilità di «notaio» è indispensabile che il Segretario abbia una buona conoscenza del diritto canonico e del diritto proprio della nostra Società: egli infatti è spesso chiamato a far presenti gli adempimenti richiesti dal diritto per la validità degli atti; per alcune pratiche giuridiche, in particolare, compete ordinariamente al Segretario il ruolo di “attuario”; - essendo uomo di fiducia dell’Ispettore e del suo Consiglio (è «la loro mano e la loro memoria», come è stato detto), occorre che il Segretario si distingua per la fedele e leale collaborazione, l’umile dedizione, la prudenza e l’equilibrio. Come indica il nome stesso («a secretis») deve essere uomo discreto, capace di custodire i segreti, nello stesso tempo amabile e capace di relazioni. È questo un aspetto da sottolineare: essendo partecipe delle riunioni del Consiglio, dovrà essere sommamente discreto riguardo alle materie trattate in Consiglio e ai processi di discernimento che in esso si compiono; - è inoltre importante che il Segretario abbia una spiccata sensibilità salesiana e un grande amore alla Congregazione e alla Ispettoria, che è chiamato a servire: egli saprà così trovare nel suo lavoro, che può apparire arido e che talvolta lo chiude in un ufficio, un significato apostolico per il contributo che reca alla costruzione della comunità e alla sua missione; - va infine ricordata la necessità che il Segretario sia attento al costante aggiornamento, anche dal punto di vista tecnico, per rendere un servizio efficace e valido. Sono queste qualità che il Segretario cercherà di far crescere, conscio dei propri limiti, ma fiducioso nell’aiuto che il Signore gli dà. 3.4 Nomina e durata in carica del Segretario ispettoriale. Il nostro diritto stabilisce che la nomina del Segretario ispettoriale compete all’Ispettore, il quale deve udire il parere del suo Consiglio (Reg 159). Viste le funzioni, che deve svolgere al servizio dell’Ispettoria, il nostro diritto non stabilisce una scadenza per il mandato del Segretario: egli rimane «ad nutum» dell’Ispettore. Tenendo conto delle qualità e delle competenze che egli deve possedere, l’Ispettore col suo Consiglio valuterà il tempo opportuno per l’incarico affidato al Segretario; in ogni caso il servizio dell’Ispettoria e della Congregazione esigerà che non sia troppo frequente l’avvicendamento del Segretario nel suo incarico. Cf. nn. 12-20, pag. 28-33