13. L’ARCHIVIO ISPETTORIALE E GLI ARCHIVI DELLE CASE. 13.1 Importanza degli Archivi per la nostra Società. Il Codice di diritto canonico parla dell’importanza che hanno gli Archivi diocesani e parrocchiali. Sancisce infatti il can. 486: § 1. Tutti i documenti che riguardano la diocesi o le parrocchie devono essere custoditi con la massima cura. § 2. In ogni curia si costituisca in luogo sicuro l’archivio o tabularium diocesano per custodirvi, disposti secondo un ordine determinato e diligentemente chiusi, gli strumenti e le scritture che riguardano le questioni spirituali e temporali della diocesi. § 3. Dei documenti contenuti nell’archivio si compili un inventario o catalogo, con un breve riassunto delle singole scritture». Quanto è asserito dal diritto universale per gli Archivi ecclesiastici, si applica anche ai nostri Archivi: sia a livello dell’intera Società («Archivio salesiano centrale»), sia a livello di Ispettoria (Archivio ispettoriale) che di singola Casa (Archivio locale). Presentando il Regolamento rinnovato dell’Archivio salesiano centrale, il Rettor Maggiore Don E. Viganò sottolineava l’importanza dell’Archivio per la storia e la vita della Congregazione e della Famiglia salesiana; e aggiungeva: «È un’antica tradizione salesiana quella di attendere con particolare cura alla conservazione del patrimonio documentario della Congregazione... Tutti gli Archivi, quelli ispettoriali in primo luogo e quelli delle singole case, hanno la loro importanza e vanno accuratamente custoditi e ampliati, secondo le norme della scienza archivistica e delle tecniche più moderne». Già D. Pietro Ricaldone, in una circolare sugli Archivi delle Case del 24 ottobre 1943 aveva scritto: «I nostri Archivi forniranno, se ben organizzati e aggiornati, elementi e dati preziosi, anzi fondamentali, per la cronistoria della nostra Società. Mediante la loro documentazione i nostri soci non solo avranno dinanzi, a stimolo di nuove iniziative di zelo, il magnifico panorama delle multiformi attività salesiane, ma verranno come ricondotti per mano alle più pure sorgenti dello spirito e della operosità della Famiglia salesiana». Tutto questo si riflette nei nostri Regolamenti, dove si raccomanda: «Speciale importanza riveste la conservazione delle biblioteche, archivi e altro materiale di documentazione per il loro grande valore culturale e comunitario» (Reg. 62). In questo Manuale ci si soffermerà in particolare sull’Archivio ispettoriale, con un cenno all’Archivio locale, indicando alcune norme per la conservazione dei documenti di maggior rilievo. Come criterio generale si tenga presente che, per la storia, è sempre importante conservare i documenti e altro materiale, nella loro forma cartacea (muniti delle debite firme o autenticazioni), nonostante lo sviluppo dei mezzi elettronici ed informatici (che si potranno conservare come supporto). 13. 2 Archivio storico e corrente e Archivio «segreto». Nell’Archivio ispettoriale si può distinguere un triplice livello: a. L’Archivio propriamente storico comprende i documenti che fanno parte della «storia» dell’Ispettoria: documenti di fondazione, cronache degli avvenimenti succedutisi nei vari anni, corrispondenze degli Ispettori con il Consiglio generale e con i confratelli, documenti riguardanti i confratelli che hanno vissuto e lavorato nell’Ispettoria e sono defunti, ecc. (si veda il can. 491, §2). b. L’Archivio cosiddetto «corrente» comprende tutti i documenti che sono ancora oggetto di frequente consultazione e di aggiornamento, sia perché si tratta di documenti di persone viventi (ad esempio le cartelle coi documenti personali dei confratelli), sia perché si tratta di pratiche non definitivamente chiuse... c. A norma del can. 489 ci deve essere nella sede ispettoriale «un archivio segreto o almeno, nell’archivio comune, vi sia un armadio o una cassa chiusi a chiave e che non possano essere rimossi dalla loro sede: in essi si custodiscano con estrema cautela i documenti che devono esser conservati sotto segreto». In analogia a quanto sancito dal can. 490 §1, solo l’Ispettore deve avere la chiave dell’Archivio segreto. Nelle singole Case non sempre si può parlare propriamente di Archivio «segreto», né si può stabilire una netta distinzione tra Archivio storico e corrente. Importa che vi sia un luogo (uno o più armadi), accuratamente custodito, dove sono conservati i documenti che riguardano la storia e la vita della casa. 13.3 Responsabili dell’Archivio. 13.3.1 Archivio ispettoriale. Il primo responsabile dell’Archivio dell’Ispettoria è lo stesso Ispettore. Spetta a lui stabilire le norme per consultare e asportare atti e documenti, che possono esser consultati (cf. per analogia can. 491, §3). Solo all’Ispettore, come si è detto, compete la custodia dell’Archivio «segreto». Alle dipendenze dell’Ispettore e in accordo con lui opera il Segretario ispettoriale al quale, in qualità di cancelliere, il nostro diritto proprio affida la responsabilità della cura dell’Archivio. Dice infatti l’art. 159 dei Regolamenti: (II Segretario ispettoriale) «è preposto all’Archivio dell’Ispettoria». 13.3.2 Archivio delle Case. In analogia alla responsabilità che il Codice di diritto canonico assegna al Vescovo per la cura degli Archivi locali (archivi delle chiese cattedrali, collegiate, parrocchiali...) (cf. can. 491, §1), anche l’Ispettore deve preoccuparsi che gli Archivi delle singole Case dell’Ispettoria siano tenuti accuratamente. È questo uno dei punti da verificare nelle Visite ispettoriali. A livello locale i Regolamenti affidano al Direttore la responsabilità di curare l’Archivio della Casa. Dice infatti l’art. 178: «(Il Direttore) tenga ordinato e aggiornato l’archivio». 13.4 Contenuti dell’Archivio. Non è possibile fare un elenco esaustivo di ciò che un Archivio ispettoriale o locale deve contenere. Ci si limiterà dunque a indicare, nei due casi, ciò che in un Archivio non deve mancare. 13.4.1 Archivio ispettoriale. Nell’Archivio ispettoriale non devono mancare i seguenti documenti: 1. Costituzioni e Regolamenti generali della Società; 2. Collezione degli Atti dei Capitoli generali (almeno dal CG XIX in poi) e degli Atti dei Capitoli ispettoriali; 3. Collezione completa degli Atti del Consiglio generale (prima «Capitolo Superiore» o «Consiglio Superiore»): da Don Albera fino al presente; 4. Documenti di fondazione e di erezione canonica dell’Ispettoria e delle singole Case dell’Ispettoria; 5. Moduli di nomina degli Ispettori che si sono succeduti nel governo dell’Ispettoria, dei Consiglieri ispettoriali e dei Direttori delle singole Case dell’Ispettoria; 6. Collezioni dei Verbali del Consiglio ispettoriale; 7. Copia delle osservazioni lasciate all’Ispettore e Consiglio (e all’Ispettoria) nelle Visite straordinarie; 8. Copia delle lettere indirizzate dal Rettor Maggiore all’Ispettore (o all’Ispettoria) a conclusione delle Visite straordinarie o in altre occasioni; 9. Corrispondenze degli Ispettori col Rettor Maggiore, coi Consiglieri generali e con i confratelli, che hanno rilievo per l’Ispettoria (ad es. «circolari» degli Ispettori ai confratelli); 10. Documenti riguardanti la storia dell’Ispettoria: in particolare la cronaca degli avvenimenti più importanti (con acclusa anche la documentazione fotografica e/o audiovisuale); 11. Documenti della Conferenza ispettoriale (nelle Ispettorie che fanno parte di una Conferenza ispettoriale) e/o documenti riguardanti la Regione salesiana; 12. Documenti riguardanti i rapporti coi Vescovi (corrispondenza, convenzioni, permessi...); 13. Documenti dei confratelli dell’Ispettoria vivi, defunti, usciti dalla Congregazione. Per i confratelli defunti: si conservino la lettera mortuaria e quei documenti che possono ritenersi utili per futura fonte di notizie. Per i confratelli usciti: si conservino i documenti che attestano l’uscita (Indulti o dispense o decreti di secolarizzazione) e quegli altri documenti che possono ritenersi ancora utili in futuro. 14. Copia dei dati statistici annuali dell’Ispettoria; utilmente si conserverà la raccolta degli Elenchi generali annuali (“Annuari”) della Società; 15. Sintesi delle cronache delle Case dell’Ispettoria (quella che si deve inviare anche all’Archivio centrale); dove sia possibile, può esser utilmente conservata copia delle stesse cronache delle Case; 16. Se si ritiene utile, la raccolta dei Notiziari ispettoriale; 17. Le pubblicazioni dei confratelli dell’Ispettoria (da inviare in copia anche alla Segreteria generale); 18 Ci sarà poi una sezione dell’Archivio, le cui norme sono definite dal Capitolo ispettoriale o dall’Ispettore col suo Consiglio, che rappresenta l’archivio amministrativo per gli atti pubblici, convenzioni, testamenti, registri, libri di oneri, inventari, ecc. (cf. Reg. 190). 13.4.2 Archivio locale. Nell’Archivio di ogni singola Casa non devono mancare i seguenti documenti: 1. Costituzioni e Regolamenti generali della Società; 2. Collezione degli Atti dei Capitoli generali (almeno a partire dal CG XIX) e degli Atti dei Capitoli ispettoriali; 3. Collezione completa degli Atti del Consiglio generale: da Don Albera al presente; 4. Copia dei documenti di fondazione e di erezione canonica della Casa; qualora la casa abbia annesso un oratorio o chiesa pubblica, si conservi copia del documento attestante la consacrazione o benedizione della chiesa; anche per le altre opere della Casa (per es. la scuola) si conservi copia degli atti di fondazione e dei documenti di riconoscimento civile; 5. Moduli di nomina dei Direttori che si sono succeduti nella Casa; 6. Elenco completo annuale dei confratelli della Casa, con gli incarichi ricoperti; utilmente potranno esser conservati gli Elenchi generali annuali della Società; 7. Verbali del Consiglio della comunità (Reg. 180); 8. La cronaca della Casa, a norma di Reg. 178 (e la sintesi periodica inviata all’archivio ispettoriale e all’archivio centrale); 9. Le lettere mortuarie dei confratelli della Ispettoria. 10. Le osservazioni lasciate dall’Ispettore (o dal Visitatore straordinario) a conclusione della Visita ispettoriale (Reg. 146,3); 11. La corrispondenza del Rettor Maggiore o dell’Ispettore, che interessa in modo particolare la Casa. Utilmente si conserveranno le circolari dell’Ispettore; 12. Elenco aggiornato degli Exallievi della Casa e dei Cooperatori salesiani; 13. Elenco aggiornato dei benefattori della Casa; 14. Nella sezione dell’archivio amministrativo saranno conservati: copia delle planimetrie della Casa e atti pubblici relativi, copia degli strumenti di compra-vendita degli stabili e della proprietà della Casa con le relative piante e mappe, le scritture private di qualsiasi genere, l’inventario dei beni (da aggiornarsi periodicamente), gli strumenti di eventuali pie fondazioni o pie volontà dei fedeli, il registro degli eventuali oneri di Messe, copia autentica di eventuali atti giudiziari. Ci sarà inoltre una sezione fotografica dell’archivio (sia a livello ispettoriale che locale) dove sarà accuratamente conservata la documentazione fotografica (e audiovisuale) della vita e storia della casa. 13.5 Ordinamento dell’Archivio. Affinché il materiale archivistico sia di facile reperimento e consultazione occorre un ordinamento razionale, secondo un TITOLARIO che contenga ed esprima tutti gli aspetti della vita e attività dell’Ispettoria. Si presenta, a titolo di saggio o modello, il titolario suggerito per gli Archivi dei Religiosi nel volume Archivistica ecclesiastica, con alcune integrazioni che tengono conto della nostra realtà salesiana. 1. SOCIETÀ SALESIANA (Rettor Maggiore e suo Consiglio) - Costituzioni e Regolamenti generali - Capitoli generali - Corrispondenza dell’Ispettore con il Rettor Maggiore e il suo Consiglio - Documenti e lettere del Rettor Maggiore e dei Dicasteri centrali 2. SEDE APOSTOLICA - Documenti e pratiche con la Santa Sede 3. ISPETTORIA - Capitolo ispettoriale - Ispettore - Consiglio ispettoriale 4. CONFERENZA ISPETTORIALE E/O REGIONE - Documenti relativi 5. RELAZIONI INTERISPETTORIALI - Una cartella per ogni Ispettoria con cui si ebbero relazioni 6. ORDINARI DEL LUOGO - Una cartella per ognuno dei Vescovi della Ispettoria con la corrispondenza e le pratiche svolte 7. ISTITUTI RELIGIOSI - Relazioni con altri Istituti religiosi e con le Conferenze dei Religiosi 8. AUTORITÀ CIVILI - Documenti relativi 9. STORIA DELLA ISPETTORIA - Documenti relativi alla fondazione della Ispettoria - Documenti di nomina degli Ispettori e Consiglieri ispettoriali - Cronache di avvenimenti 10. CASE DELL’ISPETTORIA - Una cartella per ogni Casa, coi documenti che riguardano ciascuna comunità (sia le Case esistenti che le Case soppresse) 11. FORMAZIONE - Una cartella per ciascuna delle fasi della formazione: • Aspirantato e prenoviziato • Noviziato • Postnoviziato • Tirocinio • Teologia • Specializzazione coadiutori • Formazione permanente 12. PASTORALE GIOVANILE - Documenti relativi (Scuola, Associazioni, ecc...) 13. PARROCCHIE E CHIESE PUBBLICHE - Documenti relativi 14. MISSIONI - Documenti relativi 15. FAMIGLIA SALESIANA - Consulta della Famiglia salesiana - F. M. A. - V. D. B. - C. D. B. - Cooperatori salesiani - Exallievi - Altri Gruppi della Famiglia Salesiana 16. COMUNICAZIONI SOCIALI - Documenti relativi 17. PERSONE - Confratelli vivi - Confratelli defunti - Confratelli esclaustrati - Confratelli usciti per fine voti o per dispensa dai voti - Confratelli secolarizzati - Confratelli sacerdoti dispensati dal celibato - Confratelli dimessi 18. DATI STATISTICI - Statistiche dell’Ispettoria - Elenchi generali della Società 19. ARCHIVIO AMMINISTRATIVO (Reg. 190) 13.6 Conservazione dei documenti. Sia il Codice di diritto canonico come anche i nostri Regolamenti generali raccomandano la massima cura per la conservazione del materiale archivistico (cf. can. 486 §1 e 491 §1; Reg 62). L’Archivio infatti rappresenta un prezioso patrimonio spirituale – culturale - storico per la Congregazione, per la Chiesa e per la stessa nazione civile. Per questo il Codice stesso prevede alcune norme per una accurata conservazione degli archivi: tali norme possono entrare in un eventuale «Regolamento interno dell’Archivio», che può essere utile – per gli Archivi ispettoriali – soprattutto quando siano aperti alla consultazione di esterni. Si riportano qui alcune norme, che si applicano particolarmente agli Archivi ispettoriali: 1. Per una conservazione sicura l’Archivio normalmente deve essere chiuso e ne devono avere la chiave solo l’Ispettore e il Segretario ispettoriale (cf. can. 487, §1). 2. Nessuno deve entrare nell’Archivio se non dopo aver avuto il permesso dell’Ispettore e/o del Segretario ispettoriale (cf. can. 487, §1). 3. Ordinariamente il materiale dell’Archivio non deve essere asportato, ma consultato nello stesso Archivio; l’Ispettore e/o il Segretario ispettoriale possono permettere di asportare per breve tempo qualche documento per motivi particolari (cf. can. 488). In tal caso il Segretario ispettoriale o l’archivista prenderà nota del documento in apposito registro e controllerà che il documento ritorni all’Archivio. 4. Spetta all’Ispettore stabilire norme per la consultazione dei documenti dell’Archivio storico: ad esse si atterranno tutti coloro che vogliono accedere alla documentazione dell’Archivio. 5. Il can. 487, §2 precisa che «è diritto degli interessati ottenere, personalmente o mediante procuratore, copia autentica manoscritta o fotostatica dei documenti che per loro natura sono pubblici e che riguardano lo stato della propria persona». Oltre a queste norme, di natura canonica, per garantire le migliore conservazione dei documenti, è utile richiamare alcuni orientamenti circa la selezione del materiale che deve esser depositato nell’Archivio. a. Ogni anno l’Ispettore (o il suo Vicario da lui delegato a ciò) farà una cernita della corrispondenza da lui ricevuta: manderà all’archivio quella che può avere valore storico o amministrativo, se ciò non l’ha fatto prima, e distruggerà quella puramente occasionale (o la conserverà a parte). b. Analogamente il Segretario ispettoriale curerà che siano trasferiti in Archivio (storico o corrente) tutti i documenti sia dell’Ispettoria, come delle Case e dei singoli confratelli, che devono esser conservati. Per quanto riguarda i documenti di carattere amministrativo, essi si devono conservare finché si prevede che le relative pratiche avranno un seguito oppure uno strascico contenzioso. Vanno comunque sempre conservati i documenti di valore storico. c. Circa i documenti dei confratelli: - durante la vita si devono conservare, nell’apposita cartella, tutti i documenti e la corrispondenza (secondo il giudizio dell’Ispettore) che li interessano; in particolare, oltre i documenti del curricolo salesiano, si conservino i titoli scolastici, accademici, ecc... nonché il testamento fatto da ciascun professo; - dopo la morte del confratello si devono conservare in Archivio qualche copia della lettera mortuaria e gli altri documenti (domande e giudizi di ammissione al noviziato, alle professioni, ai ministeri e ordini sacri, nomine), lettere o pubblicazioni, che potranno esser utili anche in futuro per informazioni sul confratello (profilo storico, notizie chieste da parenti, ex-allievi, ecc ...); - per i confratelli usciti dalla Congregazione: si conservino il documento attestante l’uscita e gli altri documenti che possono risultare utili in futuro (anche per una eventuale riammissione): domande e giudizi di ammissione al noviziato, alle professioni, ai ministeri e ordini sacri, documentazione riguardante l’uscita… d. Si tenga presente quanto prescrive il can. 489, §2: «Ogni anno si distruggano i documenti che riguardano le cause criminali in materia di costumi, se i rei sono morti oppure se tali cause si sono concluse da un decennio con una sentenza di condanna, conservando però un breve sommario del fatto con il testo della sentenza definitiva». Questa norma canonica va applicata con prudenza, tenendo conto di ciò che potrebbe ancora esser utile in futuro. e. Quando un confratello cambia Ispettoria (in modo definitivo) la sua cartella personale, con tutti i documenti, venga trasmessa alla Segreteria ispettoriale della nuova Ispettoria (registrando estremi e data di trasmissione). Si conservino però nell’Ispettoria originaria gli elementi essenziali che riguardano il confratello, mediante annotazione nella sua scheda anagrafica. Può essere utile conservare una fotocopia dei documenti trasmessi alla nuova Ispettoria. Un’ultima indicazione: per la buona conservazione dei documenti nell’Archivio, è importante curare una adeguata climatizzazione dell’ambiente, con controllo costante della temperatura e della umidità. Cf. ACG n. 314, pp. 48-49 Cf. ACG n. 120, p.279 In linea di massima si può considerare materiale «storico» tutta la documentazione risalente a 50 anni e oltre dalla data corrente. Nell’archivio salesiano centrale il Rettor Maggiore D. Vecchi ha fissato come data limite l’anno 1951 (morte di D. Pietro Ricaldone): la documentazione precedente a tale data, essendo considerata materiale storico, è accessibile alla consultazione di tutti gli studiosi. Si ricorda che per le case soppresse la documentazione e le cronache devono esser conservate nell’archivio ispettoriale. Cf. Archivistica ecclesiastica, Città del Vaticano, 1967, pp. 47-49 Riguardo alle Case soppresse, tutto l’Archivio delle Case deve passare all’Archivio ispettoriale, dove sarà accuratamente conservato. Si vedano, ad esempio, le norme stabilite dal Rettor Maggiore a riguardo della consultazione dell’archivio salesiano centrale nel corrispondente Regolamento: cf. ACG n. 314, pp. 50-56. Per i confratelli che si sono distinti con pubblicazioni in qualche attività (teologia, filosofia e pedagogia, storica, musica, arte, ecc ...) si conservi ben ordinata tutta la produzione con la documentazione relativa.