Incontro dei Direttori BS, 19-22 maggio 2016

GRUPPI, SINTESI, ACCORDI

Modalità di lavoro

Tema 1 Sommario

Tema 2 Sommario

Tema 3 Sommario

Tema 4 Sommario

Don Bruno Ferrero Sommario

Don Filiberto Gonzalez Sommario

Don Heriberto Herrera Sommario

Sintesi

" name="gonzalez">Incontro dei Direttori BS, 19-22 maggio 2016

Il Bollettino Salesiano (BS[1]): una Rivista Istituzionale
all'interno del Sistema Salesiano di Comunicazione Sociale (SSCS[2])

Il BS è una rivista istituzionale, così è nata e così era nella mente di Don Bosco. Esprimeva l'essere e il fare della nuova Congregazione a tutti i suoi membri, ai sostenitori e ai potenziali amici. Per un'istituzione che nasce e si sviluppa in modo tanto sorprendente, che ha una grande missione e tanti bisogni, è necessario farsi conoscere, rendersi evidenti all’opinione pubblica per attirare sostenitori. Il BS ha dato a Don Bosco, fuori di Valdocco, identità e immagine. Don Bosco, grande comunicatore, ha usato questa rivista per svolgere la sua missione. Il 19 marzo 1885, Don Bosco ha scritto: "Le nostre pubblicazioni tendono a formare un sistema ordinato, che abbraccia su vasta scala tutte le classi che formano l’umana società"[3].

Il SSCS parte da questo criterio di Don Bosco: formare un sistema ordinato che raggiunga i vari settori della società. Pertanto, il SSCS definisce il concetto di comunicazione, presenta un glossario dei termini, offre la nostra visione e missione, fissa gli obiettivi strategici, ha chiaro chi sono i soggetti, definisce le aree di animazione e di azione (collaborazione dei settori come una piattaforma comune, e le aree di animazione / formazione, informazione, la produzione, la conservazione e lo sviluppo dell'arte e della cultura), definisce le politiche e l'organizzazione della CS (Consigliere Generale e l’Equipe del Dicastero, Consulta Mondiale, coordinatori nazionali, di conferenza e Delegati Ispettoriali con le loro equipe, animatori locali, ciascuno con la propria responsabilità). Il Delegato Ispettoriale o Regionale  deve  coordinare e dare unità strategica ai siti Web, agenzie di comunicazione, uffici stampa, ufficio pubbliche relazioni, ufficio marketing, notiziario ispettoriale e locale (cartaceo, digitale, foto, video), i centri di documentazione e archiviazione (digitale e stampa), case editrici, tipografie, radio, televisione, multimedia, centri di formazione, diverse, tra queste, senza ulteriori indugi, il BS.

Con quanto detto sopra, è chiaro che ogni ispettoria deve avere un progetto strategico di comunicazione, in cui anche individuare le pubblicazioni. Con l'unità d’immagine, la comunione di pensiero e la coerenza dell'azione, l'istituzione crescerà nell'identità e nella rilevanza, in forza e visibilità. Una rivista che riporta alla vita e all’azione i membri e i destinatari dell'istituzione è il primo passo di comunicazione di un'istituzione. Tramite essa raggiungerà le persone all’interno e all’esterno, arrivando a formare e informare in modo professionale. Nel corso del tempo il BS di Don Bosco è diventata la rivista interna (House organ) ed esterna capace di raggiungere un pubblico adulto. Don Bosco è riuscito a includere il suo BS in un progetto che integra diverse iniziative, edizioni e collezioni di libri, al fine di educare ed evangelizzare i giovani e le classi popolari del suo tempo.

Il BS, concepito all’interno del SSCS in un contesto istituzionale, richiede una comunicazione ispettoriale o nazionale strategica, in stretta collaborazione e condivisione di contenuti con altre aree, editrici e imprese di comunicazione salesiana. L'unità e la relazione tra il Delegato Ispettoriale di CS e il Direttore del BS è essenziale.

Il BS non viene stampato o messo nella rete per tradizione, ma per missione e servizio all'istituzione e al carisma, per renderli visibili e presenti ai suoi membri e per posizionare il marchio salesiano nella società, oggi iper connessa e iper informata, ma non sempre ben comunicata. Curiamo bene la verità delle informazioni e la qualità delle fonti.

Vale la pena fare una distinzione tra comunicazione e informazione. L’informazione fa riferimento a un rapporto unidirezionale con spazi e tempi misurati. Qualcuno invia e riceve qualcun altro. Con l'avvento delle nuove tecnologie e la comunicazione Internet diventa un processo democratico di conoscenza in cui si alternano i ruoli i trasmettitori e ricevitori, tutti sono creatori di contenuti e di significati, indipendentemente dai livelli di studio, di gerarchia o di potere. Così la comunicazione consente la modifica di comportamento, non così le informazioni che trasmettono messaggi unidirezionali e statici che le macchine eseguono meglio degli esseri umani.

Tutto ciò premesso ed essendo consapevoli del fatto che viviamo in una società iperinformata ci concentreremo sulla ricerca di elementi comuni che ci aiutano a migliorare il BS, la nostra rivista istituzionale, mantenendo sempre la propria identità senza perdere rilevanza in un settore della società. Per questo abbiamo bisogno di obiettivi misurabili, quantificabili e potenziali che includono processi fluidi e diversi livelli di comunicazione e informazione. Useremo domande di base per sviluppare il tema.

Chi informiamo e con chi comunichiamo[4]?

Chi è il target del BS? La rivista istituzionale può avere più di un pubblico come diretto destinatario: personale della Congregazione a tutti i livelli, i sostenitori della nostra missione, collaboratori, genitori e parenti dei nostri studenti, le altre istituzioni interessate in evangelizzazione, educazione e promozione sociale. Come fa un canale di comunicazione a coprire gli interessi diversi di tali segmenti di pubblico? Di fronte a questa molteplicità, la grande sfida è, in primo luogo, unire gli sforzi con altri mezzi di comunicazione dell'Ispettoria, e quindi sviluppare contenuti che coprano gli interessi di tutti i destinatari mediante la creazione di un unico messaggio coerente con l’Immagine Istituzionale. A questo proposito vedo importante sottolineare la necessità di promuovere e costruire il senso di "cultura corporativa e istituzionale" (l'organizzazione e l'istituzione per la missione).

Si dovrebbe fare una precisazione: la Congregazione fondata da Don Bosco è dedicata alla evangelizzazione ed educazione dei giovani, ma il BS non è una rivista per i giovani, ma per chi si dedica a educare ed evangelizzare i giovani, per chi crede in loro come attori sociali, per coloro che difendono i loro diritti e si impegnano a fornire loro un mondo migliore.

Il Direttore del Bollettino Salesiano: un consacrato o un laico/a?

La Direzione del BS Ispettoriale / conferenza può averla un salesiano o un laico / a preparati nella comunicazione o esperti nelle riviste istituzionali. Lui / lei rappresenta il Rettor Maggiore e l'istituzione con la rivista. Non lavora da solo, ma deve coordinare l'editing e lo sviluppo della rivista istituzionale con una squadra di buoni collaboratori che ha identità carismatica e professionale, creatività e capacità di riflessione. Si tratta di pensare, sentire e lavorare in equipe e di coinvolgere nella partecipazione tutti i settori dell’Istituzione definendo  con chiarezza e precisione le modalità di collaborazione. Le persone coinvolte nello sviluppo e nella promozione della comunicazione sono la risorsa più importante di tutta la rivista istituzionale.

Il BS, fondato da Don Bosco, ha nella persona del Rettor Maggiore l'unico editore. C'è un unico BS nel mondo, con varie edizioni locali. Il Rettor Maggiore nomina il direttore /ce del BS dopo aver ascoltato la proposta dell’Ispettore e del suo Consiglio o alla Conferenza degli ispettori, dove il BS coinvolge varie Ispettorie. Il direttore dell’Edizione ispettoriale / nazionale del BS è un delegato del Rettor Maggiore per la sua rivista Istituzionale. Questo principio ha conseguenze concrete di carattere normativo: l’editoriale appartiene al Rettor Maggiore perché tocca a lui formare e informare tramite l’unico BS che esiste, benché ci siano sessanta edizioni, in trenta lingue diverse, lungo 130 paesi del mondo. È responsabilità del Direttore mantenere l’identità e migliorare la cultura corporativa all'interno, aumentare la rilevanza e rafforzare l'immagine dell'istituzione all'estero.

Il direttore del BS ha sempre un Consiglio editoriale composto da SDB e laici professionisti, per riuscire, attraverso i suoi interventi e progetti di azione, a stabilire l'unificazione dei criteri per la progettazione, la redazione e le informazioni. Questa Equipe discute e concorda il tipo di notizie, collaborazioni, fotografie, testimonianze, racconti, link ai video su Internet e testi, il tutto in linea con l'identità e la missione della Congregazione che rappresenta.

Quali sono i contenuti che ci identificano?

I contenuti scritti, in immagine fissa o in movimento, manifestano l'identità e la rilevanza. Si tratta di un tema in costante approfondimento. Una rivista aggiornata (supporto stampato e digitale, l'editing e la gestione dei contenuti e dei media, promozione e distribuzione) al servizio dell'organizzazione permette di operare come un generatore di comportamenti carismatici e organizzativi che indicano il senso di appartenenza, di partecipazione e motivazione del personale interno ( Salesiani e famiglia Salesiana) al fine di generare opinione e di attrarre e coinvolgere i potenziali sostenitori e collaboratori (Nuove vocazioni di consacrati e laici, genitori, diverse istituzioni e aziende, reddito).

Per ottenere l'identificazione delle persone a cui inviamo il BS si deve avere una base di dati continuamente rinnovato. Questo ci permette di sapere e tener conto dei loro interessi, ciò che ha valore per loro, ciò che essi percepiscono, come ci percepiscono, cosa aggiungiamo di importante e interessante per la loro vita ... in altre parole, dobbiamo sedurre il nostro pubblico perché scelgano di leggerci e poter ottenere la loro fedeltà.

Per raggiungere l’identità salesiana, la rilevanza sociale e l'interesse del pubblico abbiamo bisogno di coinvolgere le persone con competenza e passione, con preparazione e creatività nel processo di redazione ed edizione, non solo SDB e FMA. Nella creazione dei contenuti dovrebbe essere evidente la partecipazione non solo della gerarchia, ma anche dei testimoni ordinari che danno la loro vita per l'istituzione e la missione. Le testimonianze attireranno il pubblico interno che si sentirà compreso e valorizzato, ed il pubblico esterno al quale piacciono tanto la narrazione e la lettura di storie di vita, anziché idee fredde, e discorsi lunghi e autoreferenziali. Qui si deve coinvolgere i nostri specialisti su temi di attualità (argomenti cogenti) per offrire la visione salesiana sulla gioventù, l'educazione, i diritti umani, gli eventi della chiesa. Non basta avere buone idee e interessanti, dovete sapere raccontare, tradurli in immagini e video. Solo in questo modo possono essere combinati con successo il senso estetico e la profondità, l'identità e la rilevanza. Il BS, in una società del linguaggio multimediale, non può essere basato esclusivamente sulla parola scritta, deve cedere il passo all'interattività, combinarsi con la lingua multimediale, "navigare".

Come presentare il Bollettino Salesiano[5]?

Il contenuto, il design, la frequenza, il formato della Rivista Istituzionale, sia in formato digitale che cartaceo, è anche una risorsa importante per attrarre e mantenere i lettori. In una società sedotta dalla qualità delle immagini, in particolare delle immagini in movimento, non è sufficiente la qualità del contenuto scritto che enfatizza l'etica della nostra rivista, assolutamente richiede la qualità estetica, perché è anche un contenuto profondo che deve andare in sintonia con il messaggio scritto. Pertanto il design della rivista, la scelta del formato e supporti (digitale e stampato), la frequenza di occorrenza o la carica d’informazioni, sono elementi che devono essere analizzati in ogni consiglio di redazione sempre in coerenza con gli obiettivi e la missione della Congregazione. Nella comunicazione questi non sono temi minori,  richiedono un'attenta pianificazione per accompagnare il piano strategico precedentemente stabilito.

 Quali sono gli aspetti tecnici da prendere in considerazione[6]?

È essenziale curare alcuni aspetti tecnici per ottenere un prodotto professionale e di qualità, tra cui:
• la scelta di una azienda di stampa corretta.
• Cura della qualità del design, sia nel cartaceo che nel digitale.
• Scheda tecnica chiara: Direttore, Consiglio di redazione, collaboratori, corrispondenti, articolisti, fotografi, indirizzo, telefono, fax, e-mail, web, I-Phone, deposito legale, periodicità, circolazione, la diffusione, l'appartenenza alle associazioni professionali, Apps.
• Sommario chiaro, conciso che stimola la lettura.
• Fotografie e titoli di copertina anteriore e posteriore: qualità estetica e semantica in accordo ai contenuti interiori.
• Linguaggio giornalistico e chiaro per una lettura rapida (è informativo, non una rivista accademica).
• Variazione di colori, fotografie, nomi delle sezioni, i tipi di caratteri.
• Selezione del peso della carta, tipo di carta, numero di pagine, la struttura grafica digitale.
• Diritti e firme d'autore, fotografo, video.
• Gli articoli e le relazioni di buona qualità e interesse.
• Inserimento di campagne vocazionali, la pubblicità dei nostri editori, libri, opere e servizi istituzionali.
• Database per una attenta distribuzione di copie (particolare attenzione agli individui chiave, dipartimenti, imprese e istituzioni di interesse per la missione della Congregazione).
• La cura per l'invio, la ricezione e i ritorni.
Le voci e il processo  sopra annunziati vengono verificati ogni tanto con una inchiesta che possa riflettere i valori e i difetti della pubblicazione, coinvolgendo nel giudizio i direttori, i redattori, gli amministratori e soprattutto i lettori della rivista. Si deve essere molto attenti all’evoluzione delle tendenze di contenuto, tipo di lettori, modalità di riviste, amministrazione.

Come sostenere il BS?

Ogni istituzione di qualità, per farsi visibile e promuoversi internamente e nella società, investe tempo, denaro, personale. Non è più un'opzione, è una necessità. Nei bilanci e i preventivi annuali dell’Ispettoria delle comunità deve essere chiaramente indicato l'importo destinato alla comunicazione sociale nelle sue varie espressioni. Lo stesso si fa nelle aree della cultura, la promozione sociale, lo sport, tempo libero, la costruzione, la manutenzione, trasporti, ecc

Il BS, come rivista istituzionale cartacea e digitale, è un investimento necessario. Nelle Ispettorie il BS deve essere visto come un investimento il cui valore viene calcolato, in primo luogo, non da risultati economici, ma, soprattutto, per i benefici ricevuti dall' "immagine", dalla “promozione” e dalla "propaganda" . Si tratta di un beneficio inestimabile quando si coinvolgono persone nel fare il bene nel sociale, nell'animazione culturale e nel campo educativo. Si deve  capire il valore culturale e popolare della buona stampa, la diffusione di buone idee, capire la rivista come "il più efficace dei pulpiti," promuovere una cultura delle vocazioni alla vita consacrata e laici impegnati in mezzo a un società secolarizzata. Don Ceria negli "Annali" ci presenta quanto Don Bosco curava questo aspetto. Inizialmente l'abbonato pagato era di tre lire all'anno, ma don Bosco piuttosto voleva fosse gratuita, pur di far conoscere il bene fatto dalla Congregazione. Voleva che ogni lettore, nel proprio stato e professione, aderisse al grande Movimento Salesiano a favore dei giovani, soprattutto i più svantaggiati e bisognosi.

Abbiamo acquisito la cultura della valutazione[7]?

Per migliorare noi stessi dobbiamo imparare a misurare, valutare, ad auto valutare noi stessi. Il direttore del BS e le sue equipe di redazione, insieme all’equipe di amministrazione e distribuzione, devono avere chiaro sin dal primo momento del progetto, quali sono i criteri per misurare:  l’evoluzione della rivista, l’inserimento di altri supporti e mezzi multimediali, il cambio o la combinazione dello stile narrativo, l’inclusione di articoli di altri BS, i riferimenti ai link, il successo nel raggiungere gli obiettivi.

Ci aiutano pure a valutare la nostra rivista le informazioni ricavate da coloro che ci leggono, da quanti partecipano in modo interattivo, quelli che si sentono più coinvolti. Questa informazione è una risorsa eccellente e necessaria per avvicinare il BS, cartaceo e digitale, ai lettori. I primi protagonisti sono i lettori della rivista istituzionale. Ascoltare il pubblico, il lettore ordinario della rivista, è il primo passo che deve fare il Direttore per comunicare ciò che siamo e ciò che facciamo. Se il pubblico non ci legge o non ci guarda sulla rete, non è colpa loro, ma della incapacità di ascoltare le esigenze dei lettori.

Per questo motivo, a seguito di questa relazione, viene la buona pratica del BS di CAM. Essi presenteranno come fanno il processo dalla proiezione e programmazione, fino alla valutazione e presentazione dei risultati, sia nel supporto fisico come nel digitale.

Una breve conclusione.

In breve, il BS, come rivista d'informazione e di formazione istituzionale creato da Don Bosco,
• ha nel Rettor Maggiore il suo presidente ed Editore generale,
• forma parte del SSCS della Congregazione (criteri, obiettivi, organizzazione, linguaggio, immagine corporativa, coordinamento e collaborazione istituzionale),
• è parte del Piano strategico di comunicazione della Conferenza / Ispettoria,
• è orientato ad un pubblico adulto (all’interno e all’esterno), che ha a che fare con i giovani, l'educazione, l'evangelizzazione, le missioni ad gentes, i poveri,
• Il suo scopo è quello di informare e formare, in modo professionale e popolare, per attrarre sostenitori e risorse per l'educazione e l'evangelizzazione dei giovani più bisognosi.

Filiberto González Plasencia